Gestão de Tempo
Como montar uma agenda eficiente e ser mais produtivo?

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Como montar uma agenda eficiente, como ser mais produtivo?

Em conversa com diferentes executivos de mercado recebo uma reclamação constante. A queixa é que seus liderados não conseguem gerir de maneira eficiente a agenda, e por isso, vários prazos acabam estourando. Imagino que muitos de vocês já tenham identificado este ponto de desenvolvimento, e provavelmente já escutaram algum feedback neste sentido. Muitos executivos falam que sua carreira deu um salto quando finalmente aprendeu a priorizar e a gerir de maneira eficiente seu tempo.

Sabemos da necessidade, mas não sabemos como... Como montar uma agenda eficiente, como ser mais produtivo?

Para conseguir organizar sua agenda e atividades nos dias de hoje, você tem grandes desafios. Temos muitas fugas e distrações a todo momento. Celular, internet, conversas no escritório, chuva, sol, café, cigarro... resumindo, qualquer coisa passa a te distrair quando não tem um objetivo claro e metas seguras. Sendo assim, a primeira dica é que consiga definir de maneira clara para você suas metas pessoais e profissionais. Seja ela uma promoção, aumento, perder peso, completar uma prova de maratona... Cada meta deve ser factível em tempo determinado por você e eventuais envolvidos.

Se eu quero correr uma maratona, e nunca corri na minha vida, preciso ter consciência que pode levar tempo para realizar de maneira segura e saudável este objetivo. Devemos “quebrar” as metas em partes e objetivos de curto e médio prazo. Primeiro se programe para correr 5Km... 10Km... e assim por diante.

Na vida profissional o conceito é o mesmo, mas normalmente os prazos são mais apertados e temos mais de uma tarefa a realizar. Imprevistos fazem parte de qualquer dia a dia de trabalho, e por isso nossos improvisos devem ser agendados... isso mesmo. Temos que ter tempo separado para improvisos. O mais importante é ter uma agenda blindada de maneira quase militar. A rigidez nas atividades em determinados horários força com a criação e desenvolvimento do hábito, e consequentemente ajudam na produtividade semanal.

1. Definição de metas de curto e médio prazo:

Elas são cruciais para você atingir seus objetivos de carreira no longo prazo. Sem que você concretize hoje as atividades necessárias, suas metas ficam mais distantes e podem escorregar pelos seus dedos.

2. Lista de tarefas:

Ao final de um dia de trabalho, reserve 10 minutos para listar suas prioridades, em ordem de urgência, para o dia seguinte. Tenha sempre uma agenda ou caderno a mão.

3. Organize a agenda:

Crie blocos na agenda com horário para cada atividade. Reserve horário para TUDO! Desde ligações importantes, até pausas de 5 min a cada 3 horas. Desta maneira você consegue esfriar a cabeça e voltar focado com a corda toda para seu próximo bloco de atividades.

4. Foco:

Se propôs a executar uma atividade específica, não pare até que a termine completamente, ou até que chegue no estágio definido por você mesmo. Seja rígido e exigente com isso. Desligue o celular, deixe-o na gaveta, feche o seu e-mail ou tire do campo de visão qualquer coisa que possa distrair sua atenção.

5. Prêmio:

Realizou todas as atividades propostas no dia, na semana ou no mês? Se dê um prêmio... Saia mais cedo do trabalho, ou faça algo que lhe dê muito prazer. É muito importante se premiar e reconhecer suas conquistas.

6. Se desafie cada vez mais:

As premiações estão muito frequentes? Se exija mais na próxima meta e faça com que seu desenvolvimento chegue com mais esforço e aperfeiçoamento das suas atividades. Estas 6 dicas são muito importantes para alcançar seus objetivos e o mais relevante é que dependem apenas de você! Onde você quer chegar, qual o seu limite, qual a sua ambição? Este ciclo pode ser repetido constantemente por anos a fio até que encontre seu ponto de equilíbrio.

Boa sorte e aproveite as dicas para assumir mais riscos!

Luis Fernando Martins
Diretor Nacional da Hays Response.