Avaliação dos funcionários

Se a sua empresa não possui um Programa de Integração e/ou um Programa de Avaliação de Carreira, siga as nossas dicas para avaliar seus funcionários.

Integração

Um novo funcionário forma rapidamente uma opinião sobre da empresa. A informação e o feedback que uma pessoa recebe nas suas primeiras duas semanas de trabalho são vitais. O programa de integração é essencial para permitir um começo positivo aos novos funcionários. Ou seja, a integração deve atingir os seguintes objetivos:

• Explicar detalhadamente qual será a função do funcionário e o papel que irá desempenhar na empresa
• Estabelecer um conhecimento, desde o começo, da cultura e ética da empresa
• Iniciar um programa de formação ou de reciclagem de conhecimentos para que os métodos de trabalho e as rotinas da empresa possam ser entendidos.

Avaliação inicial

A formação de uma imagem clara sobre as capacidades e o desempenho de um novo funcionário pode demorar um período de tempo variável, dependendo dos requisitos da função.

Após um período pré-determinado, suficiente para fazer uma primeira análise, é importante ter uma reunião na qual exista uma avaliação sobre a evolução do indivíduo e da empresa em relação às expectativas iniciais.

A avaliação inicial vai, inevitavelmente, concentrar-se nos requisitos básicos da função. Como ferramenta de apoio nesse processo, a definição de função pode ser novamente utilizada por ambas as partes como uma base para discussão.

Como base para análise, seguem algumas questões que permitem uma boa auto-avaliação para o seu novo funcionário:

• Em relação aos objetivos iniciais pré-determinados, o que se conseguiu realizar? Que ações foram tomadas?
• Como é que as suas capacidades se enquadram às necessidades da função?
• Quais são os seus objetivos para os próximos seis meses e o que você espera da empresa para que possa atingi-los? O que se espera do funcionário para que esses objetivos possam ser alcançados?
• Existem mais áreas que necessitam ser analisadas?

O acompanhamento dessa avaliação depende da empresa e da função visadas. Entretanto, é fundamental que essa avaliação tenha continuidade e que a sua metodologia incorpore um sistema que permita avaliar o progresso do indivíduo em comparação com os níveis de capacidade necessários para a função.

Como conduzir avaliações de modo eficaz

As avaliações conduzidas de maneira eficaz podem melhorar o nível básico de desempenho de uma organização.

Todos nós temos provavelmente consciência de que uma equipe altamente motivada é um instrumento para o sucesso de qualquer empresa. Mas quando se avalia alguém, constatamos que, com freqüência, os diretores deixam-se levar por suas emoções.

As avaliações representam uma excelente oportunidade não só para premiar um indivíduo por seu bom desempenho, mas também para motivá-lo e fazer com que se concentre e planeje com antecedência o seu futuro. A importância de uma avaliação é que ela deve “olhar” para o futuro: a performance do passado serve para mostrar o que deve ser melhorado no futuro. A avaliação é um período de definição de objetivos, de construir sobre sucessos ou até de apagar o passado e começar de novo. O ingrediente principal e, infelizmente, o que falta com maior freqüência, é o pré-planejamento. Se queremos aproveitar ao máximo uma avaliação, devemos estruturá-la. Uma boa maneira de começar é analisando o que uma avaliação não deve ser.

Uma avaliação não deve ser:

• Unilateral
  Uma reunião de avaliação representa uma oportunidade para o chefe e para o funcionário reverem o passado e aproveitarem as suas conclusões para o futuro. Não havendo uma oportunidade para ambas as partes acordarem quais são as expectativas em relação ao outro, a insatisfação dos funcionários em relação ao “sistema” irá aumentar e a motivação diminuir. Os planos de ação devem, portanto, conter as realidades e expectativas do funcionário e, igualmente, o modo pelo qual a empresa irá apoiar o indivíduo a atingir os níveis de expectativa criados. 
• Uma avaliação para aumento de salário
  Quando são anunciados aumentos salariais durante uma avaliação, perde-se a oportunidade de utilizar esse processo como motivador, principalmente, se for concluído que ainda é necessário melhorar alguns pontos, tendo como conseqüência apenas um pequeno aumento ou mesmo a manutenção do atual salário. Uma revisão dos pontos fortes e fracos ou um plano de ação seguido por uma revisão salarial em uma data posterior poderá produzir resultados mais positivos a longo prazo.
• Uma sessão de reclamações
  Uma avaliação deve concentrar-se na busca de soluções e não em simplesmente apontar as fraquezas. Ao destacarmos as características positivas antes de analisarmos os pontos negativos, cria-se mais facilmente uma atmosfera em que as fraquezas podem ser discutidas de forma aberta e objetiva, e em que possam ser traçados os planos futuros.

A preparação como elemento fundamental

Um formulário de pré-avaliação, preenchido e devolvido antes da reunião, pode ajudar a economizar tempo e a garantir que os objetivos da avaliação sejam atingidos. Esse formulário permite também levantar dúvidas e questões antes da reunião, garantindo que as duas partes falem sobre as mesmas coisas durante a reunião, sem fugir do assunto principal. A avaliação que os diretores fazem do funcionário deve ser feita em uma estrutura “SMART”: específica, mensurável, alcançável, relevante e em um prazo de tempo razoável (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Timescales).

Sucesso imediato

“O tempo é precioso”: essa é uma expressão que todos nós conhecemos, embora o tempo seja normalmente controlado de forma inadequada. Podemos programar algum tempo, com as melhores intenções, para atender às necessidades dos funcionários, mas acontece, muitas vezes, de reuniões como as de avaliação terem sua duração reduzida devido à pressão da carga de trabalho existente.

Se considerarmos o impacto que um sistema de avaliação bem conduzido pode ter em nossa produtividade, deveríamos reavaliar quais tarefas estamos dispostos a cancelar ou adiar quando a pressão do tempo começa a se impor.

Se nossa intenção é de que a avaliação seja bem-sucedida, é importante criarmos um plano de ação que quantifique, do ponto de vista de ambas as partes, o que deve ser feito entre esta avaliação e a próxima. Desse modo, poderemos garantir que as boas intenções não fiquem esquecidas, e que a avaliação e o seu respectivo plano de ação possam ser utilizados como ferramentas de gestão efetivas.

Os benefícios

Do ponto de vista dos funcionários, uma avaliação deve ser motivadora, permitir a construção de relacionamentos e reconhecer os pontos fortes, ao mesmo tempo em que destaca as áreas a serem desenvolvidas. Essa avaliação serve também como uma data limite para atingir os objetivos traçados, onde o empregado poderá saber os parâmetros pelos quais será avaliado. Além disso, como o trabalho em equipe é cada vez mais importante para o sucesso de muitas organizações, uma avaliação pode ser uma grande oportunidade para identificar como os membros de uma equipe interagem entre si, levantando a questão de possíveis ajustes.

Do ponto de vista da empresa, as avaliações fornecem uma oportunidade para motivar, ao mesmo tempo em que nos transmitem uma forma simples de avaliar. Também nos permite reforçar a cultura corporativa, estabelecer objetivos, desenvolver idéias e estabelecer níveis de expectativa. Em outras palavras, uma avaliação deve ser vista como uma ferramenta de gestão indispensável que, utilizada de uma forma efetiva, pode ter um impacto direto em sua empresa.