Desenvolvendo avaliações de performance

A precariedade dos serviços disponíveis para a retenção de empregados custa aos empregadores tempo e dinheiro, o que na situação atual não é muito aconselhável. Quando o seu departamento de recursos humanos é pequeno, não existe ou o outsourcing desses serviços não é viável, a maneira como você consegue reter os seus funcionários é crucial. A questão é: como manter custos baixos, garantindo o desenvolvimento de seus funcionários ao mesmo tempo?

A importância das avaliações

Um estudo desenvolvido pelo Instituto de Pessoal e Desenvolvimento confirmou que metade dos empregadores (49,8%) tem enfrentado problemas quanto à questão da retenção de funcionários nos últimos 12 meses. As atitudes mais comuns para superar esse tipo de problema têm sido formação e desenvolvimento dos funcionários (65,7%), e uma das partes mais importantes é a avaliação de performance.

Uma avaliação de performance bem executada poderá fazer a diferença para aqueles que sofrem de desinteresse. Dedique algum tempo ao seu colaborador para descobrir como pode conseguir o melhor que puder. Isso não se trata somente do que é bom para o seu empregado, você também deverá se beneficiar com esse processo. Os benefícios da sua avaliação são os seguintes:

• Resgatar uma motivação já perdida.
• Desenvolver projetos que foram deixados de lado.
• Premiar empregados produtivos com maior responsabilidade.
• Encarar os problemas de frente.
• Traçar os objetivos futuros.
• Avaliar as necessidades de uma futura formação.
• Aprender mais sobre a dinâmica de grupo.

Benefícios para os seus funcionários

Ao contrário do que dita a opinião popular, muitos empregados esperam por alguma avaliação de performance (e por isso esse tema deve ser levado a sério). A avaliação para eles é uma oportunidade para:

• Serem reconhecidos e recompensados (não no sentido financeiro).
• Ter uma visão clara em relação ao futuro e ao direcionamento de seus objetivos (para o desenvolvimento de carreira de seus funcionários).
• Identificar o apoio de que eles necessitam.
• Resolver conflitos.
• Serem valorizados e sentirem-se seguros.

Preparação

Para tornar as avaliações ainda mais valiosas, é necessário estar preparado. Isso pode ser feito por meio de revisão de informações do passado e de anotações feitas das suas próprias análises. Para facilitar a conversa entre você e o seu funcionário durante a avaliação, é aconselhável perguntar o ponto de vista dele durante uma pré-avaliação.

O que pode fazer para obter mais resultados em suas avaliações:

• Pedir ao funcionário que preencha o formulário de avaliação por completo.
• Explicar que você necessita do formulário de volta, pelo menos dois dias antes do seu encontro com ele.
• Despender algum tempo analisando os comentários do seu funcionário.
• Rever algumas das suas anotações; quais foram os objetivos traçados?
• Conversar com outros gestores e colegas e saber o que eles pensam.
• Conversar com os clientes ou prestadores de serviços. Talvez encontre neles algum tema de conversa.
• Rever o trabalho já feito, analisar como foram executados os projetos. Poderiam ter sido melhores? O que foi bem-feito?
• Pensar sobre os objetivos futuros para o departamento. Como o seu funcionário avaliado pode contribuir? Como favorecer o desenvolvimento desse mesmo funcionário?

Durante a avaliação

Em primeiro lugar e o mais importante é manter o seu compromisso. Estando o seu funcionário entusiasmado ou não, um adiamento da reunião de avaliação, seria, sem sombra de dúvidas, um desapontamento para ele. É importante mostrar aos funcionários que são valiosos e que o momento da avaliação também é importante para você. Se outras pessoas precisarem falar com você durante esse encontro, por favor, não atenda, avise que está em uma reunião e que não pode ser interrompido. Faça com que a avaliação de performance seja a primeira coisa a ser feita no dia, logo cedo, para evitar as solicitações dos demais e dos próprios acontecimentos do dia. Como um guia, permita uma hora para a avaliação e peça para alguém atender suas ligações.

Quando a avaliação começar, esclareça os temas de debate. Explique a importância dessa avaliação e que o objetivo será uma análise sobre ele (colaborador). É importante mencionar que a questão financeira (salário) não será debatida durante essa avaliação. Siga uma certa lógica, acompanhando as idéias debatidas inicialmente na sua pré-avaliação. A conversa deverá ter como foco as seguintes questões:

• Uma revisão dos objetivos traçados na pré-avaliação?
• Quais objetivos foram atingidos? O colaborador merece algum tipo de reconhecimento?
• O que ficou para trás? Por quê? Foi necessária ajuda extra?
• Como ele (colaborador) se enxerga dentro da equipe?
• Ele gosta do trabalho que faz? Do que não gosta?
• Como ele utiliza as suas capacidades?
• Ele tem uma idéia clara sobre suas capacidades?
• Onde ele se vê nos próximos seis meses? Como conseguirá alcançar os seus objetivos?
• Há algum objetivo específico? Esses objetivos podem realmente ser atingidos?
• Como poderá medir sua performance?
• O que é necessário para alcançar esses objetivos?
• Que outra questão deveria ser levantada? Ele tem alguma dúvida?

Como lidar com os confrontos

Os confrontos podem surgir quando se trata de temas pouco confortáveis de serem debatidos. Talvez tenha de mencionar em algum momento que o seu colaborador está em falta ou que não cumpriu determinada tarefa em particular. Isso poderia ser somente uma simples questão ou algo mais sensível, como competência para desenvolver certas tarefas ou mau relacionamento com colegas de trabalho.

Esteja preparado. Como fazer com que os seus comentários sejam feitos de maneira mais educada? Enfatize os pontos positivos e ao mesmo tempo seja construtivo nas suas críticas e faça sugestões de como essas questões podem ser resolvidas.

As avaliações de performance podem fluir muito bem até ao momento em que outras questões mais delicadas são levantadas, para as quais você não está preparado, como problemas pessoais com outros colegas de trabalho, queixas sobre a administração do departamento, acusação de tratamento incorreto e diferenciado, e insatisfação com relação à quantidade de trabalho ou falta de recursos. Muitos desses assuntos podem ser pequenos para você se comparados a outros, mas para o seu colaborador eles podem ser de grande importância.

Alguns desses problemas podem ser previsíveis, por exemplo, se seus colegas de trabalho avisarem com antecedência! Se você suspeita de alguma falha, faça com que estas sejam debatidas durante a avaliação, mesmo que tenha de se esforçar para trazê-las à tona. Algumas pessoas não se sentem bem falando diretamente com seus superiores, preferem depois descarregar os seus comentários no bar da esquina, com colegas, baixando muitas vezes o moral da equipe. Faça com que as queixas venham à tona, assim terá algo mais a seu favor.

Alguns desses problemas podem ser previsíveis, por exemplo, se seus colegas de trabalho avisarem com antecedência! Se você suspeita de alguma falha, faça com que estas sejam debatidas durante a avaliação, mesmo que tenha de se esforçar para trazê-las à tona. Algumas pessoas não se sentem bem falando diretamente com seus superiores, preferem depois descarregar os seus comentários no bar da esquina, com colegas, baixando muitas vezes o moral da equipe. Faça com que as queixas venham à tona, assim terá algo mais a seu favor.

Entretanto, se é você quem está com os “pés atrás” por qualquer motivo ou por um problema pouco explícito, faça com que o seu colaborador em avaliação lhe dê exemplos mais concretos e menos generalistas sobre a situação. Peça uma evidência clara. Escute atentamente. Qual é mesmo o problema? Será que é assim tão grave? Talvez seja um problema menor do que parece? O colaborador parece envergonhado por alguma questão? Desafie-o. Que sugestão o colaborador tem para solucionar o problema? Ele já pensou muito sobre isso e sobre como resolver esse problema? As suas sugestões são racionais?

Obviamente, se a queixa é de natureza mais séria, como assédio ou descriminação, é necessário continuar com as investigações. Mostre-se preocupado com o problema e faça questão de dizer que este terá o tratamento necessário. Continue a avaliação concentrando-se nos pontos positivos.

Ação pós-avaliação

A avaliação não acaba quando termina o seu encontro, por isso um documento como um “projeto de carreira” poderá ajudar. Esse mesmo documento deverá estar em formato Word, para ser armazenado no seu computador. Poderá ser mantido como uma “lembrança” permanente sobre as expectativas de carreira de seus colaboradores, assim poderá ser comparado e avaliado de tempos em tempos. A partir daí, poderá lidar com as questões levantadas de modo mais direto, os pontos negativos e as respectivas ações para a sua resolução e os aspectos da performance dos colaboradores previamente analisados positivamente.

O seu trabalho ainda não está terminado. É essencial fazer com que os seus planos de ação realmente aconteçam. Se você se comprometeu com formação, treinamento ou em agendar reuniões com outros departamentos, então faça com que isso realmente aconteça o mais rápido possível. A maneira mais rápida de perder os seus colaboradores é fazer com que as promessas não aconteçam.