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Um guia atual para se comunicar no trabalho

Se eu quiser entrar em contato com um colega da minha equipe, posso usar chamadas de voz, videoconferência, aplicativos de mensagens, e-mail, redes sociais, sistema interno de mensagens online, etc. Cada um desses canais tem suas próprias e distintas vantagens e, por isso, a maioria das pessoas usa uma mistura de todas elas. No entanto – e não estou dizendo isso apenas porque não me qualifico como um Millennial –, duas das maneiras mais eficazes também são as mais experimentadas e testadas: o telefone e o e-mail.

Mas a verdade é que existem ocasiões diferentes para usar o telefone e o e-mail.

5 circunstâncias em que você deve usar o telefone

1. Esclarecer algo

Provavelmente, a maior vantagem de usar o telefone para falar com alguém em vez de enviar um e-mail é que você tem uma chance muito maior de interpretar adequadamente o que a pessoa quer dizer. O sarcasmo, por exemplo, não se traduz bem por e-mail; portanto, muitas vezes é necessário ouvir o tom de voz de alguém para entender seu humor e responder de acordo. Se eu precisar da clareza e transparência absoluta de um cliente sobre o que ele precisa de mim, também optarei por ligar para ele para que possamos discutir o assunto abertamente.

2. Direcionamento

Se você precisa imediatamente de um ‘sim’ ou ‘não’ sobre algo, o telefone é a melhor opção. Essa é a maneira mais eficiente de resolver problemas que se prolongariam desnecessariamente se fossem comunicados por e-mail. A única desvantagem neste caso é que respostas dadas de forma imediata raramente são aquelas que levam em conta detalhes e questões mais profundas. Geralmente, eu uso o telefone para falar com alguém de outro departamento da empresa, caso eu precise de aprovação imediata de uma questão menor.

3. Ter uma conversa não-registrada

Outra circunstância adequada para telefonar para alguém é quando você quer explorar de maneira informal e não documentada um tópico ou ideia. Você talvez queira discutir sobre resultados insatisfatórios com um cliente, especulando sobre o desempenho dos negócios, mas sem que você ou ele queiram que isso seja colocado literalmente; ou talvez você queira discutir sobre o salário de um funcionário ou perspectivas de promoção.

O uso do telefone para esse fim pode ser limitado para algumas pessoas, dependendo de sua profissão; no entanto, para algumas indústrias, é essencial. Na minha atuação, obviamente, lidamos com muitas pessoas que não querem necessariamente que o seu chefe atual saiba que desejam mudar de emprego; portanto, as ligações telefônicas geralmente são preferíveis para discutir oportunidades de carreira.

4. Explicar algo de forma fluída

É muito mais fácil falar sobre um documento por telefone do que explicá-lo por e-mail. Telefonar para alguém para discutir um assunto permite interjeições constantes e esclarecimentos de certos aspectos, enquanto discutir um assunto particularmente complexo por e-mail pode levar a uma discussão aparentemente interminável. Isso é útil para mim, por exemplo, quando estou discutindo um contrato importante com um cliente.

5. Construir relacionamentos

Telefonar para alguém é com certeza uma das melhores maneiras de se apresentar para alguém. Também é comprovado que o toque pessoal que uma ligação telefônica possui, gera taxas de resposta mais altas (uma taxa de resposta de 8,21% versus uma taxa de resposta de 0,03% para o e-mail, de acordo com este estudo). Essa é uma estatística relevante para todos os que desejam transmitir uma mensagem sincera e autêntica, em vez de uma que seja mais provavelmente recebida como spam (e-mail).

 

5 circunstâncias em que você deve enviar um e-mail

1. Não-invasivo

Nem sempre é conveniente falar com alguém ao telefone, pois você pode estar interrompendo sua agenda que está lotada. A menos que você confirme os horários que a pessoa está disponível com antecedência, o e-mail é o melhor meio de enviar e receber comunicações não urgentes – principalmente se você estiver se comunicando com clientes e colegas de todo o mundo e que possuem horários diferentes dos seus.

2. Universal

Os e-mails podem ser respondidos no trem, banheiro ou em restaurantes barulhentos. Ao contrário do telefone, você não precisa tomar providências para enviá-los e recebê-los – o que é uma grande vantagem, já que se espera que muitos de nós estejam "de plantão" o tempo todo. Este e o ponto anterior são altamente aplicáveis ao meu setor, uma vez que um candidato pode não gostar de ser contatado por telefone sobre oportunidades de emprego enquanto ainda está no trabalho.

3. Completo

Se você deseja uma resposta completa e com considerações, o e-mail é melhor opção. Você está procurando feedback sobre uma planilha de custos ou uma programação detalhada? O telefone raramente atende às suas necessidades. 65% de nós são aprendizes visuais e, por isso, ao lidar com questões complexas, é sempre melhor defini-las em um documento estruturado.

4. Documentado

Diferentemente das chamadas telefônicas, os e-mails são documentados até você excluí-los. Isso significa que você pode consultar e voltar em conversas anteriores com apenas alguns cliques. Sempre use o e-mail para discutir assuntos que envolvem números, principalmente questões monetárias que precisam ser registradas.

5. Facilmente interpretável

A vantagem final dos e-mails que identifiquei é que, independentemente do idioma da outra pessoa ou que impedimento na fala ela tem, se o que ela está dizendo estiver escrito em texto, você poderá interpretar. A Hays Talent Solutions é uma empresa global e, por isso, muitas vezes tenho que me comunicar com pessoas (por e-mail) que não têm inglês como seu primeiro idioma, por exemplo.

 

Matthew Dickason
Global Managing Director, Hays Talent Solutions

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